Ban quản trị tòa nhà cần chú ý gì khi nhận bàn giao căn hộ từ chủ đầu tư?

Khi nhận bàn giao căn hộ từ chủ đầu tư, ngoài việc cư dân phải nắm rõ mọi quy trình thì bên phía ban quản trị cũng cần phải chú ý. Đây chính là thời điểm để có thể kiểm tra, giám sát tình trạng và chất lượng căn hộ chi tiết. Dựa vào đó, để có thể tối ưu dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà và giảm thiểu các mâu thuẫn, tranh chấp xảy ra trong tương lai.

Tiếp nhận đầy đủ hồ sơ nhận bàn giao căn hộ

Để đảm bảo quá trình nhận bàn giao nhà của cư dân diễn ra nhanh chóng, ổn thỏa và đặc biệt là minh bạch, ban quản trị phải tiếp nhận đầy đủ hồ sơ bàn giao từ phía chủ đầu tư. Bao gồm:

nhận bàn giao căn hộ
Tiếp nhận hồ sơ đầy đủ từ phía chủ đầu tư khi nhận bàn giao nhà

– Hồ sơ dự án xây dựng căn hộ chung cư đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.

– Quy trình bảo trì, bảo dưỡng căn hộ theo đúng quy định của pháp luật do chủ đầu tư lập ra.

– Thủ tục quy định về bảo trì các thiết bị trong tòa nhà như: Hệ thống điện, nước, thang máy, camera,…

– Bản vẽ thiết kế khu vực để xe theo hồ sơ đã được phê duyệt trước đó.

Tất cả những thủ tục này đều phải được chủ đầu tư bàn giao đầy đủ cho phía BQT tòa nhà trước khi bên phía chủ đầu tư thay đổi quy trình quản lý vận hành tòa nhà.

Kiểm tra chất lượng hồ sơ khi chủ đầu tư bàn giao

Sau khi đã nhận đầy đủ hồ sơ bàn giao từ phía chủ đầu tư, ban quản trị cũng cần phải chú ý đến chất lượng hồ sơ. Phải đảm bảo mọi thông tin trong hồ sơ đều phải sát thực, rõ ràng, không chỉnh sửa, đối chiếu thông tin phải đúng sự thật.

nhận bàn giao căn hộ chung cư
Kiểm tra kỹ lại các hồ sơ khi tiếp nhận từ chủ đầu tư

Để có thể làm được điều này thì bên phía ban quản trị phải trực tiếp thẩm định hồ sơ, kết hợp với các chuyên viên có chuyên môn trong lĩnh vực bảo trì, vận hành và xây dựng hệ thống trong tòa nhà. Hơn thế, trong thời điểm bàn giao căn hộ từ chủ đầu tư cần phải tham khảo ý kiến của đơn vị quản lý vận hành để đảm bảo tính chính xác với tình hình thực tế của tòa nhà.

Kiểm tra kỹ thực trạng căn hộ được bàn giao

Khi ban quản trị trực tiếp nhận bàn giao căn hộ từ phía chủ đầu tư thì phải có trách nhiệm kiểm tra kỹ thực trạng của ngôi nhà rõ ràng. Bởi vì khi nắm được rõ thực trạng của căn hộ mới có thể tính toán được chi phí trong việc bảo trì trong tương lai. Như vậy mới giúp tòa nhà duy trì và hoạt động ổn định, cũng như đưa ra phương án thúc đẩy dự án phát triển hiệu quả hơn.

ban giao căn hộ chung cư
Kiểm tra lại kỹ thực trạng căn hộ trước và sau khi nhận bàn giao

Bên cạnh đó, ban quản trị cũng nên phối hợp với đơn vị quản lý chung cư để kiểm tra tổng thể các hạng mục xây dựng, số lượng các thiết bị trong tòa nhà,… Để qua đó có thể đưa ra các biện pháp phòng tránh và khắc phục các sự cố không may xảy ra để tòa nhà được vận hành ổn định và an toàn hơn.

Quản lý và theo dõi tài chính của tòa nhà thường xuyên

Khi nhận bàn giao căn hộ từ phía chủ đầu tư thì ban quản trị cũng cần phải theo dõi và kiểm tra tài chính thường xuyên. Điều này giúp mọi người đảm bảo được các nguồn thu trong tòa nhà như: tiền điện, nước, mạng, dịch vụ, gửi xe,…với cư dân rõ ràng và chi tiết.

nhận bàn giao căn hộ chung cư
Theo dõi nguồn tài chính thu – chi trong tòa nhà rõ ràng

Ngoài việc quản lý nguồn thu thì cũng phải nắm bắt rõ các nguồn chi như: phí nhân sự, văn phòng, điện, nước, dịch vụ kỹ thuật, máy móc,… Tất cả các hạng mục này cũng phải được liệt kê chi tiết trong báo cáo. Bởi vì dựa vào những báo cáo thống kê tài chính này sẽ giúp việc nhận bàn giao tòa nhà rõ ràng và minh bạch hơn.

Trên đây là tổng hợp những thông tin mà ban quản trị cần phải lưu ý khi nhận bàn giao căn hộ từ phía chủ đầu tư. Bên cạnh đó, để theo dõi và quản lý mọi công việc trong tòa nhà chặt chẽ, khoa học và rõ ràng hơn thì phần mềm Landber Building sẽ là công cụ hỗ trợ đắc lực. Với phần mềm này hoàn toàn giúp BQT tối ưu hóa quy trình vận hành tòa nhà hiệu quả, tiết kiệm chi phí tốt hơn.

Leave a Comment