5 Bí kíp quản lý tòa nhà hiệu quả dành riêng cho ban quản lý

Quản lý tòa nhà là một trong những ngành nghề đang trong quá trình phát triển hiện nay. Đặc biệt, trước sự gia tăng của các tòa nhà chung cư ngày càng nhiều, để có thể giúp hàng trăm hộ cư dân có thể sinh sống trong một khu hiệu quả đòi hỏi ban quản lý phải có một kế hoạch quản lý chi tiết. Vậy nên, trong bài viết ngay sau đây, Landber sẽ bật mí cho bạn những cách thức quản lý chung cư hiệu quả, an toàn dành cho ban quản lý.

Nâng cao nghiệp vụ quản lý tòa nhà

Một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến chất lượng quản lý tòa nhà chung cư chính là trình độ, chuyên môn của các thành viên trong BQL. Tuy đây không phải là một nghề được đào tạo chính quy tại các trường đại học, nhưng đang được các đơn vị tổ chức các khóa đào tạo quản lý tòa nhà để mọi người có thể theo học.

quan ly toa nha
Nâng cao nghiệp vụ quản lý

Đảm bảo thông qua các khóa học này sẽ giúp mọi người có thêm kinh nghiệm, kỹ năng giải quyết các vấn đề trong khâu quản lý cư dân và tòa nhà. Nếu bạn không nâng cao kỹ năng nghiệp vụ của mình thì bạn sẽ khó có thể phát triển được bản thân mình trong công việc, cũng như khi xảy ra những tranh chấp, xung đột hay các vấn đề liên quan đến hệ thống sẽ khó để xử lý.

Hoạt động quản lý với mô hình phù hợp

Hiện nay, mỗi tòa chung cư đều có mô hình quản lý riêng để vận hành. Tuy nhiên, dù hoạt động với bất kỳ mô hình nào thì bộ máy quản lý vẫn phải đảm bảo chức năng của hệ thống chung cư, vận hành và hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ. Đồng thời hỗ trợ khai thác và sử dụng chung cư hiệu quả.

Ngoài ra, ban quản lý có thể lên quản lý với mô hình dựa vào quy mô dự án, đặc điểm kinh tế kỹ thuật,… để có thể đảm bảo vừa đơn giản và hiệu quả.

Liên kết giữa các bộ phận trong tòa nhà chặt chẽ

Để tránh trường hợp xảy ra các tranh chấp không đáng có trong khu chung cư, đòi hỏi phải tạo dựng mối quan hệ chặt chẽ giữa các bộ phận như cư dân – ban quản lý – chủ đầu tư – ban quản trị. Chắc hẳn, trong quá trình sinh sống cùng một tòa chung cư chắc chắn các bộ phận này khó có thể tránh khỏi những mâu thuẫn.

quan ly chung cu
Xây dựng mối quan hệ giữa cư dân và ban quản lý hiệu quả

Tuy nhiên, để đảm bảo không một ai bị ảnh hưởng hoặc thiệt hại đến quyền lợi thì cần phải giải quyết triệt để mọi xung đột, mâu thuẫn khi mới nảy sinh. Hãy ngồi lại cùng với nhau, tìm hiểu lại sự việc và cùng nhau đưa ra hướng giải quyết ổn thỏa nhất cho cả đôi bên.

Đặc biệt đối với ban quản lý, cần phải là người “thấu tình đạt lý”, luôn lắng nghe những phản ánh từ phía cư dân để có thể khắc phục các sự cố nhanh chóng. Điều này sẽ giúp nâng cao chất lượng quản lý, cũng như mối quan hệ giữa cư dân và ban quản lý thân thiết hơn.

Luôn công khai, minh bạch mọi vấn đề về phí dịch vụ

Một trong những yếu tố dễ làm cho mối quan hệ giữa cư dân và ban quản lý rạn nứt chính là chi phí dịch vụ, quản lý. Thông thường, trước khi nhận bàn giao nhà chung cư thì hầu hết cư dân đều đã được thông báo rõ về các khoản chi phí dịch vụ, thời gian thanh toán cũng như các nội quy kèm theo.

quản lý tòa nhà
Các khoản phí dịch vụ luôn công khai, minh bạch

Tuy nhiên, nhiều trường hợp ban quản lý lợi dụng chức quyền để thu thêm phí dịch vụ khi không được thông qua tại hội nghị tòa nhà chung cư. Hoặc nhiều trường hợp, giá cả thị trường tăng cao nên đòi hỏi bên ban quản lý phải thông báo tăng phí, hay cư dân không đóng phí quản lý đúng thời hạn và thậm chí là quá hạn.

Chính những điều này dễ làm cho mâu thuẫn giữa cư dân và ban quản lý đi đến đỉnh điểm của sự tranh cãi. Vậy nên, đối với ban quản lý thì cần phải thực hiện đúng quyền và trách nhiệm của mình khi công khai, minh bạch các khoản phí quản lý và dịch vụ trong tòa nhà. Đồng thời, đối với riêng cư dân cũng phải tìm hiểu kỹ về lý do tăng giá dịch vụ, đóng tiền theo đúng thời hạn để tránh xảy ra những mâu thuẫn khi cả hai bên đều cố chấp, không thực hiện theo cam kết trong hợp đồng.

Quản lý tòa nhà với sự hỗ trợ của phần mềm

Trong thời đại công nghệ 4.0, nếu không biết ứng dụng công nghệ vào công tác quản lý được xem là một thiệt thòi cho đội ngũ ban quản lý tòa nhà. Thay vì quản lý sổ sách dày chi chít chữ, hay quản lý trên excel sẽ gặp nhiều bất cập, khó khăn trong việc quản lý thông tin tòa nhà.

Nâng cao chất lượng quản lý với sự hỗ trợ của phần mềm

Chưa kể, nếu bạn hiện nay vẫn còn áp dụng hình thức thông báo đến cư dân bằng cách dán trên bảng thông báo của tòa nhà, đến từng nhà cư dân nhắc nhở, … thì quá là sai lầm. Hãy ứng dụng công nghệ, đặc biệt là những phần mềm hiện đại để hỗ trợ giải quyết mọi công việc một cách nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm thời gian, chi phí và công sức.

Một trong những phần mềm quản lý chung cư hiện nay đang được đánh giá rất cao chính là Landber Building. Đây được xem là giải pháp quản lý, vận hành chung cư thông minh giúp tối ưu hóa mọi quy trình làm việc trong tòa nhà diễn ra thuận lợi.

Đồng thời, thông qua giải pháp quản lý bằng phần mềm Landber Building góp phần giúp kết nối ban quản lý và cư dân hiệu quả. Hỗ trợ cùng nhau giải quyết các vấn đề trực tiếp trên phần mềm một cách nhanh chóng, tiện lợi.

Đặc biệt, Landber Building tích hợp và phát triển trên mọi nền tảng từ máy tính, điện thoại thuộc hệ điều hành IOS hoặc Android đều có thể cài đặt và sử dụng dễ dàng. Mọi công việc như gửi thông báo, lịch nhắc hẹn thanh toán, phản ánh,… chỉ cần thao tác đơn giản trên điện thoại có thể gửi đến hàng trăm, hàng ngàn hộ cư dân một cách tiện lợi.

Trên đây là tổng hợp những kinh nghiệm quản lý tòa nhà mà ban quản lý nên áp dụng để giúp khu chung cư của mình hoạt động ổn định và đi vào quy củ hơn. Hy vọng, dựa vào những chia sẻ này sẽ giúp mọi người nâng cao được chất lượng quản lý và vận hành tòa nhà hiệu quả hơn.

Leave a Comment