Chuyển giao đơn vị quản lý tòa nhà và những sai phạm thường gặp

Chắc hẳn mỗi tòa nhà hiện nay sẽ có nhiều lần chuyển giao đơn vị quản lý tòa nhà. Tuy nhiên, cứ mỗi lần chuyển giao chắc chắn sẽ gặp nhiều khó khăn, cũng như phát sinh nhiều khúc mắc và sai phạm. Đặc biệt đây là giai đoạn xuất hiện nhiều vấn đề như việc sử dụng quỹ bảo trì sẽ được tiết lộ rõ ràng, dễ gây ra mâu thuẫn giữa ban quản trị và cư dân, cùng đơn vị vận hành.

Tình hình tìm kiếm đơn vị quản lý hiện nay

Sau mỗi lần chuyển giao, thay đổi đơn vị vận hành tòa nhà chắc chắn sẽ có không ít cuộc tranh cãi, mâu thuẫn xảy ra tại chung cư. Thông thường cư dân sẽ là người khơi dậy cuộc mâu thuẫn này khi phát hiện những điều sai phạm của đơn vị vận hành. Họ luôn muốn thể hiện quyền làm chủ của mình và đòi hỏi bên phía ban quản lý đảm đảm bảo chất lượng cuộc sống của họ.

chuyển giao đơn vị quản lý tòa nhà
Nhu cầu lựa chọn đơn vị quản lý đi đầu của chủ đầu tư ngày càng nhiều

Tuy nhiên, trên thị trường hiện nay thì đơn vị quản lý có năng lực và trách nhiệm nghề nghiệp không nhiều. Điều này một phần nào đó khiến việc tìm kiếm một dịch vụ vận hành chuyên nghiệp không phải chuyện dễ dàng. Vì vậy có rất nhiều chung cư hiện nay gặp phải tình trạng “tiền mất tật mang” khi chọn đơn vị quản lý kém chất lượng.

Vậy nên, để có thể giữ uy tín và thương hiệu cho mình, họ luôn ưu tiên lựa chọn đơn vị quản lý đi đầu, có tên tuổi và uy tín trên thị trường để lựa chọn vận hành BĐS khi mới đi vào hoạt động.

Cái khó của đơn vị quản lý tòa nhà đi đầu

Đối với những đơn vị quản lý tòa nhà chuyên nghiệp hiện nay thường là những đơn vị lâu năm, có uy tín trên thị trường. Tuy nhiên, họ cũng có những ưu thế và khó khăn riêng cụ thể như:

Là một đơn vị đi đầu khi được chuyển giao cũng gặp rất nhiều khó khăn
Là một đơn vị đi đầu khi được chuyển giao cũng gặp rất nhiều khó khăn

Ưu thế

Là một đơn vị quản lý vận hành tòa nhà uy tín, đi đầu sẽ có cách thức quản lý chuyên nghiệp, được nhiều chủ đầu tư đánh giá cao mới được nhiều người biết đến. Ngay từ ban đầu mới chuyển giao đơn vị quản lý, họ tiếp nhận sẽ tiến hành làm rõ mọi việc với bên phía chủ đầu tư từ diện tích chung – riêng của tòa nhà, tiện ích, mức phí dịch vụ,…. Để đảm bảo mọi vấn đề phải được minh bạch với cư dân.

Bên cạnh đó, đối với các dự án BĐS mới đưa vào hoạt động thì bên đơn vị vận hành đi đầu sẽ trực tiếp tiếp quản, hướng dẫn và đào tạo chuyển giao công nghệ. Điều này sẽ đảm bảo họ hiểu rõ mọi kỹ thuật trong tòa nhà để xử lý mọi công việc tốt hơn.

Khó khăn của các đơn vị quản lý đi đầu

Việc tìm hiểu chi tiết các hệ thống của một tòa nhà mới xem như họ phải làm việc lại từ đầu để tránh sai sót xảy ra. Điều này kéo theo tình trạng khối lượng công việc của họ sẽ nhiều hơn rất nhiều.

Chưa kể, với những dự án gần hoàn thiện điều mà họ quan tâm nhiều nhất chinh là việc quản lý vận hành. Trong giai đoạn này, những đơn vị được chuyển giao phải tiếp nhận mọi công việc. Điều này rất dễ dẫn đến tình trạng sai sót khi chưa thực sự hoàn thiện 100%, nhiều trường hợp nhiều công việc không thể làm được nên mọi bộ phận trong tòa nhà phải cùng “sống chung với lũ”.

Để có thể khắc phục được khó khăn này, đòi hỏi ban quản lý phải đưa ra quy trình cùng phương thức vận hành phù hợp hơn.

Chuyển giao đơn vị vận hành và những cuộc chiến căng thẳng

Khi quyết định chuyển giao đơn vị vận hành, lựa chọn một dịch vụ uy tín, có thương hiệu thì chất lượng quản lý sẽ tốt hơn. Đồng nghĩa với đó thì giá dịch vụ chắc chắn sẽ cao hơn so với các đơn vị tầm trung.

Dễ nảy sinh mâu thuẫn khi thực hiện việc chuyển giao, thay thế đơn vị vận hành
Dễ nảy sinh mâu thuẫn khi thực hiện việc chuyển giao, thay thế đơn vị vận hành

Điều này sẽ dẫn đến tình trạng mọi hoạt động chưa đi vào nề nếp nhưng lại phải trả một mức phí cao. Như vậy, chủ đầu tư phải chấp nhận bù lỗ trong giai đoạn đầu, khi số lượng cư dân chưa thực sự đông để lấy lại số vốn bỏ ra.

Cũng chính khuyết điểm này đã dẫn tới tình trạng cư dân với ban quản trị và đơn vị vận hành xảy ra mâu thuẫn, xung đột và tiến hành thay thế ban quản lý vận hành. Có rất nhiều trường hợp ban quản trị thay thế ngay đơn vị quản lý trước đã thuê sau khi mới ký hợp đồng. Hậu quả việc việc thay thế này đã dẫn tới nhiều hệ lụy nghiêm trọng tới các bộ phận trong tòa nhà.

Một số đại diện của tòa nhà hiện nay cũng bày tỏ quan điểm của mình. Trong trường hợp đơn vị quản lý trước đó không thực hiện tốt công việc, đến giai đoạn bàn giao sẽ khó có thể hoàn thành nhanh chóng. Trong khi đơn vị cũ ra đi khi công tác vận hành đang còn dang dở, khi một đơn vị khác đến thay thế thì sẽ gặp rất nhiều khó khăn. Thậm chí còn rất khó thay đổi thói quen sinh hoạt không đúng của cư dân trước đây khi thực hiện theo sự hướng dẫn của đơn vị cũ.

Chuyển giao đơn vị quản lý liên quan đến quỹ bảo trì

Nhiều tòa nhà chung cư hiện nay thường xuyên xảy ra mâu thuẫn khi chuyển giao ban quản lý chủ yếu liên quan đến việc sử dụng quỹ bảo trì, phí dịch vụ. Ngoài những công tác liên quan đến bảo trì, bảo dưỡng, vận hành các thiết bị kỹ thuật trong tòa nhà thì việc thay đổi cách thức quản lý mới đột ngột cũng dễ gây ra nhiều bất cập. Đặc biệt là việc sử dụng quỹ bảo trì một cách “quá đáng”, không minh bạch.

chuyển giao đơn vị quản lý tòa nhà
Cần có sự góp sức của công nghệ để nâng cao hiệu quả quản lý

Nhiều tòa nhà trong thời gian đầu xuất hiện tình trạng sử dụng phí dịch vụ, bảo trì vô tội vạ. Điều này dẫn tới việc khi đơn vị quản lý sau thay thế muốn đề xuất các phương án khắc phục, sửa chữa sẽ gặp nhiều khó khăn, không còn đủ kinh phí để thực hiện.

Vậy nên, để có thể ngăn chặn được tình trạng này, đòi hỏi các tòa nhà chung cư hiện nay cần áp dụng công nghệ để quản lý. Số hóa mọi lưu trữ từ con người, thiết bị, phí dịch vụ để dễ dàng kiểm soát và minh bạch hơn.

Trong đó, Landber Building là một sự lựa chọn hoàn hảo để thay thế cách thức quản lý truyền thống. Đảm bảo cung cấp đầy đủ tính năng để nâng cao chất lượng vận hành cho dù có chuyển giao đơn vị quản lý tòa nhà cũng không hề bị ảnh hưởng.

Leave a Comment