Khi nào doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý tòa nhà?

Trong thời đại công nghệ phát triển như hiện nay thì việc áp dụng các phần mềm quản lý tòa nhà chung cư hiện nay đang khá phổ biến. Tuy nhiên, có rất nhiều lý do khiến nhiều doanh nghiệp không muốn sử dụng phần mềm, hoặc đơn giản họ không biết thời điểm nào sử dụng là tốt nhất. Vậy nên, bài viết ngay sau đây sẽ giúp giải đáp thắc mắc trên chi tiết nhất.

Phần mềm quản lý tòa nhà là gì?

Như cái tên phần nào đó cũng giúp mọi người hiểu được phần mềm quản lý là gì. Đây được biết đến là một giải pháp công nghệ giúp ban quản lý, ban quản trị và chủ đầu tư thực hiện công việc vận hành, quản lý tòa nhà của mình hiệu quả hơn.

phan mem quan ly toa nha
Quản lý tòa nhà nên có sự trợ giúp của phần mềm

Đặc biệt, thay vì phương pháp quản lý truyền thống, khi có phần mềm sẽ giúp ban quản lý giải quyết được các công việc thường ngày như gửi thông báo, quản lý thông tin tòa nhà, phản ánh,… trực tiếp trên phần mềm thay vì gặp mặt trực tiếp. Điều này sẽ giúp quá trình thực hiện hiệu quả hơn, nhanh chóng hơn, từ đó góp phần tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí hiệu quả.

Không sử dụng phần mềm quản lý chung cư có sao không?

Trong thời đại công nghệ hiện nay thì vẫn có rất nhiều tòa nhà hoạt động và vận hành theo cách thức truyền thống. Nếu đặt ra câu hỏi “không sử dụng phần mềm quản lý chung cư có sao không?” thì câu trả lời chắc chắn là “không sao”.

phan mem quan ly chung cu toa nha
Quản lý chung cư có sử dụng phần mềm giúp tiết kiệm thời gian, công sức, chi phí

Tuy nhiên, điều này sẽ khiến tòa nhà của bạn thụt lùi với sự phát triển của xã hội, thời đại công nghệ hiện nay. Lấy một ví dụ đơn thuần, khi muốn gửi thông báo đến hàng trăm, hàng ngàn hộ cư dân cùng một lúc thì với phương pháp truyền thống bạn sẽ phải dán thông báo trên bảng thông tin, trên thang máy, hành lang,… nhưng không phải lúc nào cư dân cũng có thời gian chú ý đến bảng thông báo nên nhiều trường hợp ban quản lý phải đến trực tiếp từng căn hộ mất rất nhiều thời gian.

Nếu bạn sử dụng phần mềm quản lý tòa nhà thì mọi việc sẽ được giải quyết đơn giản hơn. Chỉ mất 1 – 2 phút soạn thông báo và chỉ mất vài giây để gửi đến hàng trăm, hàng ngàn hoặc hàng triệu căn hộ cũng dễ dàng. Bên phía cư dân dù ở bất kỳ đâu cũng có thể cập nhật thông báo một cách nhanh chóng và dễ dàng nhất.

Ngoài ra, trong rất nhiều trường hợp khác như quản lý mọi thông tin trong tòa nhà, tiếp nhận xử lý phản ánh của cư dân, thanh toán,… Nếu có sự trợ giúp của công nghệ chắc chắn mọi vấn đề sẽ được giải quyết nhanh chóng hơn so với việc áp dụng phương pháp truyền thống.

Qua đó chắc hẳn đã giúp mọi người trả lời được câu hỏi có nên sử dụng phầm mềm quản lý tòa nhà hay không. Tuy việc sử dụng phần mềm không bắt buộc nhưng chúng tôi khuyên nên dùng để cải tiến quy trình vận hành tòa nhà hiệu quả và nâng cao hơn.

Khi nào nên sử dụng phần mềm quản lý tòa nhà?

Có rất nhiều lý do khiến các tòa nhà chung cư hiện nay nên sử dụng phần mềm quản lý thay vì nhờ vào phương pháp thủ công. Nếu bạn chưa biết thời điểm nào nên sử dụng phần mềm thì sau đây là những thời điểm mà bạn có thể lựa chọn:

Tòa nhà sử dụng quá nhiều phần mềm khác nhau

Có thể hiện tại tòa nhà của bạn đang sử dụng nhiều phần mềm khác nhau tương ứng với những nghiệp vụ trong công việc như: Phần mềm kế toán, phần mềm nhân sự, CRM,…. Với việc sử dụng nhiều phần mềm sẽ giúp giải quyết được nhiều công việc khác nhau và mang đến nhiều tiện lợi ban đầu.

ung dung quan ly toa nha
Phần mềm quản lý chung cư tích hợp được nhiều phần mềm nhỏ lẻ

Tuy nhiên, chi phí để đầu tư cho quá nhiều phần mềm như vậy sẽ tốn kém của chủ đầu tư một khoản không hề nhỏ. Chưa kể, các phần mềm này không thể hoạt động song hành hoặc tạo nên một hệ thống duy trì và thống nhất, dễ khiến cho dữ liệu cập nhật vào bị rời rạc và chồng chéo lên nhau.

Vậy nên, nếu sử dụng phần mềm quản lý tòa nhà thì sẽ hỗ trợ tích hợp nhiều phần mềm riêng lẻ vào cùng một hệ thống. Tất cả ban quản lý, ban quản trị, chủ đầu tư sẽ sử dụng chung một cơ sở dữ liệu rõ ràng và được phân quyền chi tiết. Điều này sẽ giúp tiết kiệm thời gian quản lý vận hành hiệu quả hơn.

Các nghiệp vụ quản lý chung cư gặp nhiều khó khăn

Có những thời điểm chắc chắn tòa nhà của bạn sẽ cần đến một giải pháp quản lý chung cư tổng thể hỗ trợ giải quyết công việc nhanh gọn hơn. Chỉ đơn thuần khi muốn đóng phí dịch vụ trước đây thì cư dân sẽ đem tiền xuống đóng trực tiếp cho ban quản lý. Một người thì không sao, nhưng nếu có hàng trăm người đến đóng cùng một thời điểm thì sẽ dễ gây mất trật tự, có sự nhầm lẫn trong việc tính toán và quản lý.

Chính vì vậy, với phần mềm quản lý chung cư hiện đại ngày nay, cư dân có thể thanh toán phí dịch vụ trực tiếp trên app. Đồng thời, trước thời điểm đóng phí hệ thống sẽ tự động nhắc nhở cư dân đóng phí đúng hẹn, tránh trường hợp gây rối tại phòng quản lý cũng như tiết kiệm thời gian, công sức hiệu quả.

Quá trình đồng nhất và tổng hợp dữ liệu mất thời gian

Khi bên phí ban quản lý, ban quản trị hay chủ đầu tư muốn tìm kiếm hoặc theo dõi thông tin như cư dân, phong ban, chi phí, doanh thu của tòa nhà trong một khoản thời gian nhất định thì nếu như vận hành theo cách thức truyền thống sẽ mất rất nhiều thời gian. Chưa kể phải tổng hợp thông tin từ nhiều phần mềm khác phòng ban khác.

app quan ly chung cu
Tạo nên sự đồng nhất giữa các dữ liệu trong tòa nhà

Vậy nên, với sự góp mặt của phần mềm quản lý tòa nhà thì tốc độ lưu trữ và thông tin khá nhanh chóng. Vì một phần mềm chuyên dụng liên quan cho tòa nhà nên có đầy đủ hạng mục để lưu trữ, khi nào bạn muốn tìm kiếm hoặc báo cáo thì việc truy xuất dữ liệu cực kỳ nhanh chóng, chắc chắn mang đến rất nhiều lợi ích cho BQL.

Với những chia sẻ trên đây phần nào đó giúp mọi người hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của một phần mềm quản lý tòa nhà. Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm đáp ứng và giải quyết được các bài toán vận hành tòa nhà thì Landber Building là sự lựa chọn hoàn hảo nhất. Mọi thông tin xin liên hệ đến hotline: 0961 04 3322 để được hỗ trợ tư vấn phần mềm chi tiết nhất.

Leave a Comment