Quản lý tòa nhà chung cư bằng excel liệu còn phù hợp?

Quản lý tòa nhà chung cư được biết đến là một trong những ngành nghề còn khá mới mẻ hiện nay, tuy nhiên có tầm quan trọng không hề nhỏ tới sự phát triển của một dự án bất động sản. Tuy nhiên, nhiều người hiện nay vẫn còn quản lý tòa nhà bằng excel và đây có phải là giải pháp phù hợp trong thời đại 4.0?

Quản lý tòa nhà chung cư bằng excel liệu còn phù hợp?

Đối với công việc quản lý tòa nhà, để có thể lưu trữ và quản lý mọi thông tin như căn hộ, cư dân, nhân sự, dịch vụ, chi phí, tiện ích,… đòi hỏi phải có hệ thống để quản lý riêng. Trong đó, Excel là phần mềm được nhiều đơn vị lựa chọn nhiều nhất bởi vì từ trước đến nay đây được xem là công cụ quản lý hiệu quả nhất.

quan ly toa nha chung cu bang excel
Quản lý tòa nhà thông qua phần mềm excel có rất nhiều bất cập

Tuy nhiên, với một tòa nhà chung cư với hàng trăm, hàng ngàn căn hộ với hàng triệu thông tin dữ liệu thì quản lý trên excel có thực sự hiệu quả nữa không? Câu trả lời là không, bởi vì lúc này mà quản lý mọi thông tin trên excel mất rất nhiều thời gian, công sức, chi phí và có nhiều bất cập khi sử dụng như:

Dễ sai sót thông tin

Với một nguồn thông tin lưu trữ cực nhiều, đòi hỏi bạn phải làm việc trên nhiều sheet excel thì chắc chắn việc nhầm lẫn và sai sót thông tin khó có thể tránh khỏi. Đặc biệt, đối với công việc quản lý tòa nhà chung cư rất chú trọng về mặt chất lượng, cho nên nếu số liệu bị sai sót thì ảnh hưởng rất nhiều đến việc báo cáo đánh giá định kỳ không thể xem thường.

Dễ thất thoát thông tin

Mọi người thử nghĩ, cứ mỗi căn hộ sẽ có một bản hợp đồng, một dữ liệu thông tin lưu trữ riêng. Tính ra hàng trăm, hàng ngàn căn hộ phải lưu trữ rất rất nhiều dữ liệu mà bạn không thể nào tự quản lý một cách hiệu quả, việc mất mát thông tin là sai lầm rất dễ xảy ra nếu lưu trữ trên excel. Chưa kể khi thiết bị lưu trữ hư hỏng, mất điện đột ngột thì mọi dữ liệu không được lưu trữ và thậm chí khả năng mất dữ liệu rất cao.

Tốn kém nhiều thời gian

Chỉ đơn giản, nếu bạn muốn tìm kiếm thông tin về chủ căn hộ, người đang sử dụng tiện ích giữa hàng ngàn thông tin khác nhau được lưu trữ trên excel thực sự rất khó khăn. Đòi hỏi bạn phải mở từng sheet trong excel, sử dụng các hàm tính thì mới tìm được thông tin phù hợp. Điều này sẽ tốn kém rất nhiều thời gian, cũng như không phải ai cũng nắm rõ được các hàm thuật toán ở trong excel chi tiết.

Giải pháp nào quản lý tòa nhà chung cư hiệu quả trong thời đại 4.0

Trong thời đại công nghệ 4.0 như hiện nay, việc quản lý chung cư trên excel thực sự không còn hiệu quả, thậm chí mang đến những bất cập cho người sử dụng. Vậy nên, giải pháp tốt nhất để thay thế phương pháp lưu trữ truyền thống này chính là phần mềm quản lý chung cư thông minh Landber Building.

quan ly toa nha bang excel
Landber Building – Giải pháp quản lý tòa nhà thay thế excel hiệu quả

Đây được biết đến là giải pháp phần mềm quản lý tòa nhà chuyên biệt đang được nhiều dự án ứng dụng. Đặc biệt, Landber Building hoàn toàn khắc phục được mọi bất cập, khó khăn mà phương pháp quản lý chung cư bằng excel truyền thống như:

– Lưu trữ mọi thông tin về tòa nhà trực tuyến nhanh chóng.

– Nhờ vào việc lưu trữ dễ dàng trên hệ thống của phần mềm, nên mọi người có thể tìm kiếm mọi thông tin, dữ liệu liên quan đến tòa nhà một cách nhanh chóng.

– Tính toán chi phí dịch vụ không sai một con số, đảm bảo giúp quản lý chi phí tòa nhà an toàn, hiệu quả và chính xác.

– Dễ dàng trao đổi thông tin giữa ban quản lý và cư dân tiện lợi.

– Tiết kiệm nhân lực, thời gian quản lý vận hành tòa nhà.

– Cư dân cập nhật mọi thông báo nhanh chóng, gửi phản ánh đến trực tiếp BQL và theo dõi tiến độ xử lý chính xác.

– Nâng cao chất lượng dịch vụ quản lý tòa nhà.

– Cập nhật dễ dàng số căn hộ đã đọc và chưa đọc mọi thông báo BQL gửi đến và gửi lại đến những căn hộ chưa đọc.

– Thanh toán phí dịch vụ thông qua ví điện từ, thẻ ngân hàng,… tiện lợi.

– ….

Chắc hẳn với những tính năng tuyệt vời này thì excel hoàn toàn không có thể làm được trong công tác quản lý tòa nhà chung cư hiện nay. Vậy nên, hãy nâng cao chất lượng đời sống của cư dân, tòa nhà và các dự án BĐS tiếp theo của chủ đầu tư bằng sự hỗ trợ của công nghệ hiện đại. Đảm bảo Landber Building là sự lựa chọn hoàn hảo giúp thay đổi cách thức vận hành, quản lý tòa nhà đạt hiệu quả tốt hơn.

Xem thêm: Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý chung cư chuyên nghiệp

Leave a Comment